【ビジネスメールの基本４ステップ】これでメールの基本はマスターできます！

社会に出て仕事をすると、普段のプライベートのLINEやメールなどとは全く違った様式や言葉遣いでのやり取りが始まります。

ついつい日常会話で友人に使っているような文面や言葉遣いなどで対応してしまいがちだったり、なんとなーく「これでいっか」と自分なりの内容で送ってしまいがちです。

今回は取引先や目上の人、様々なシーンに合わせた送り方から内容までを見ていきましょう。

ビジネスメールの基本４ステップ

ビジネスメールの基本４ステップ

①宛先

宛先をToに入れるのはご存知かと思いますが、CC/BCCはどう使い分けるか把握していますか？

それぞれの宛先の役割についてご紹介します。

Toが果たす枠割

メールの用件を必ず伝えたい相手（メインの宛先）

CCが果たす枠割

情報を共有したい相手。TOの受信者にも共有していることが伝わります

BCCが果たす枠割

情報を共有したい相手。TOとCCの受信者には共有していることは伝わりません

複数名に送るときは宛先はどうすればいい？

担当者が複数名いる場合も、すべてTOにアドレスを入力します。

CCを活用した方がいい？と思われるかたもいらっしゃると思いますが、CCは、「メインの宛先ではないが、情報は共有しておきたい」時に使います。

CCに入っていたら受信側も、メールの重要度が下がってしまいます。

CCに入力したアドレスは他の人も見えるの？

はい、全員のメールアドレスが送信先に表示されます。

送信側は全員のことを知っていても、受信側がお互いのことを知らない場合もあります。

情報漏洩にならないように細心の注意を払って、メールの送信をしましょう。

全員の宛先を隠して一斉送信したいときはどうすればいい？

その場合は、「BCC」に、送りたい人のアドレスを入力します。

ただし、メインの宛先「TO」にアドレスが入力されておらず、BCCのみ活用していると、迷惑フォルダーに振り分けられてしまう可能性もあります。

なので、TOには自分のアドレスを入力しておきましょう。

②件名

件名は用件がひと目で理解できるように、簡潔にまとめることが大切です。

多くのビジネスマンはメールを読む時間が限られているので、件名から内容を予測し、優先順位をつけてメールを確認することがほとんどです。

正しい使い方の例

4/1 〇〇会議に関して

【△△社】ご請求書送付のお知らせ

件名を入力の際には

・具体的な日付を入れること

・プロジェクト、会議の名称を入れること

・メールの目的がわかるように書くこと

上記のポイントに気をつけて、目に止まるような件名を考えましょう。

まれに、「おはようございます」「お世話になっております」など挨拶文を件名に書く人がいます。

これはマナー違反になるので絶対にやめましょう。

③本文

本文は以下の流れで構成します。

・宛名
・挨拶、名前を名乗る
・本文
・結びの言葉
・署名

宛名

宛名にも順番があります。

会社名→部署名→役職名→名前→敬称

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲部　部長　⚫️⚫️⚫️⚫️ 様

間違った使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲部　⚫️⚫️⚫️⚫️ 部長様

ポイント

・⚫️⚫️部長様のように、部長、係長などの役職も、様と同様で敬称ですので、敬称を重ねる書き方は間違いです。

・会社名の前株、後株も間違えないようにしましょう。

・担当者の氏名が分からない時は「ご担当者様」と書きます。

・団体宛

特定の個人宛ではなく、組織や団体の方であればどなたが読んでも良いとされるメールは、「様」ではなく「御中」を使います。

「御中様」とは使いません。

正しい使い方の例

「株式会社〇〇〇〇御中」

「株式会社〇〇〇〇　▲▲部御中」

・複数名宛

名前を並べて書く場合は、役職順に書きます。

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲様、⚫️⚫️様、◼️◼️様

送信先が部署全体や、複数の関係者の場合は、「各位」を使います。

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇　▲▲部各位

関係者各位

・CCを設定している場合

TOの宛名の下に、CCの送り先を記載しておくと良いです。

正しい使い方の例

株式会社〇〇〇〇

▲▲様

（CC：⚫️⚫️様、◼️◼️様）

挨拶、名前を名乗る

次に、挨拶と会社名・氏名を記載するのがビジネスマナーです。

基本的な形は

お世話になっております。株式会社〇〇〇〇の▲▲です。

挨拶は定型文がありますので、相手との関係性によって適宜使い分けをしていきます。

氏名は、フルネームでも、苗字だけでもどちらでも構いません。

定型文の例

・お世話になっております。

・ご無沙汰しております。

・突然のご連絡失礼いたします。（初めてのメールの時）

本文

メールは、用件を具体的に、簡潔に伝えることがポイントです。

ポイント

・6W3H（６W：いつ、どこで、誰が、誰に、何を、なぜ）

　　　　（３H：どのように、いくらで、いくつ）

・長文で書き連ねるのではなく、箇条書きにすると伝わりやすい

・誤字脱字の無いように、最終チェックを行いましょう

・「御社」は口言葉での敬称で、メールなどの書き言葉では「貴社」を使います

読みやすいメールの例

次回の会議の詳細についてご連絡致します。

日時：●月●日●曜日　△時〜

場所：●●会議室

会議の詳細資料もあわせて、添付ファイルにて送付させて頂きます。

事前のご確認の程、宜しくお願い致します。

読みづらいメールの例

次回の会議の詳細についてですが、●月●日●曜日　△時〜●●会議室で行います。今回の会議は、新商品を販売するにあたって、開拓販路や営業をどのように行うかを決めていくものです。会議の内容や目的などの詳細な資料を添付ファイルに送付させていただいております。事前にご確認していただき、ご出席賜るようお願い申し上げます。

メールも正しい敬語を使うことが大切です。

ご自身の敬語に自信がない方はこちらの記事もあわせてご覧ください。